ARSIP
25 Februari 2012, 5:55 pm
Filed under: Uncategorized | Tag: , ,

Apakah Yang Dimaksud dengan ARSIP?

Menurut Wursanto (2001:13), “arsip dapat diartikan sebagai kumpulan dokumen tulisan atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah praktis”.

Pengertian tadi sejalan dengan yang diungkapkan oleh Sedarmayanti (2003:9) bahwa, “arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.

Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :

  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Maulana (2003:23) mengatakan : “arsip adalah metode atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada petugas yang harus menyelenggarakan dan menyelesaikan semua persoalan yang belum selesai”. Sedangkan menurut Schellenberg yang dikutip The Liang Gie (2002:18),  “arsip adalah warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan-keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan”.

Arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan no 9 tahun 1971, adalah sebagai berikut:

  • Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi/film) sebagai tanda keabsahan dari isi yang bersangkutan.
  • Arsip tidak otentik yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. (Berupa fotokopi, salinan, dan lain-lain). Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan arsip-arsip yang disebut manajemen kearsipan

 Apakah Fungsi Arsip ??

Arsip dapat dibedakan menjadi 2 macam menurut Wursanto (2001:28) yaitu: Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, dan Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Bagaimanakah menyimpan Arsip itu?

Menurut Amsyah (2000:71), “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.

Menurut Amsyah (2000:64), langkah-langkah penyimpanan arsip terdiri dari:

  • Memeriksa. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
  • Mengindeks, yaitu pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap (caption)  lainnya surat akan disimpan.
  • Memberi tanda, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
  • Menyortir, yaitu mengelompokkan surat-surat untuk persiapan ke penyimpanan.
  • Menyimpan, yaitu menyimpan arsip sebaiknya pada tempat yang sudah disediakan khusus untuk arsip-arsip agar mudah dicari dan tidak kelihatan menumpuk.

Adapun Sistem penyimpanan arsip dikemukakan oleh  Moekijat (2002:94), sebagai berikut :

Ada 5 macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar, yaitu:

  • Sistem abjad (alphabetical system)

Adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang atau organisasi.

  • Sistem nomor (numbering system)

Adalah penggolongan dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor.

  • Sistem geografis (geography system)

Adalah penggolongan dimana surat-surat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah.

  • Sistem subyek (subject system)

Adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut pokok soal bukan menurut nama perusahaan, koresponden-koresponden dan sebagainya.

  • Sistem Tanggal/kronologis (chronology system)

Adalah penggolongan dimana tiap dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggal.

Sumber :

Amsyah, Zulkifli. 2000. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia.

Atmosudirjdo. 2000. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta: Seri Pustaka Ilmu Administrasi.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Hasibuan, Malayu. 2002. Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah. Jakarta: Haji Masagung.

Maulana. 2003. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.

Moekijat. 2002. Tatalaksana Kantor. Bandung: Alumni.

Sedarmnayanti. 2003. Kearsipan. Bandung: Mandar Maju.

Siagian, Sondang. 2001. Filsafat Administrasi. Jakarta: Gunung Agung.

Widjaja. 2003. Adminstrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Pers.

Wursanto, Ignatius. 2001. Kearsipan Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Gie, Liang.2002. Kesekretarisan dan Adminstrasi Perkantoran. Jakarta:ghalia Indonesia.

UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang “Penyusutan Arsip”




Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.